Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas asociadas a la planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta y conservación.

La aplicación de un programa de Gestión Documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información. Además, reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Entre as ventajas se pueden mencionar:

• Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos y en papel.
• Reducción de los costos de archivado.
• Reducción de la recuperación de un documento.
• Acceso concurrente a un documento.
• Reducción de costos legales.
• Reducción de costos al accesar documentación.
• Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
• Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
• Mejora de atención a los clientes.

Digitalizar documentos es convertirlos en imágenes que pueden verse en la pantalla de una computadora. Para esto se utilizan escáneres, equipos donde se colocan los papeles para ser "barridos".

El proceso de digitalización consta de dos pasos: el escaneado y la indexación. Esta última implica alimentar una base de datos con el nombre de cada imagen y la información por la cual será buscada. Luego, para encontrar una imagen usted consultará a la base de datos.

Una imagen digital es cada documento (cada carilla) digitalizado, que se guarda en el disco de su computadora con un nombre de archivo. Si usted digitaliza 5.000 carillas, se almacenarán 5.000 archivos en su PC, servidor, CD, o cualquier otro medio de almacenamiento digital.

Al digitalizar un documento se confecciona un mapa, en forma de cuadrícula de puntos (píxeles) que dan forma a la imagen. A cada píxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual está representado en un código binario. Los dígitos binarios ("bits") para cada píxel son almacenados por una computadora en una secuencia, y con frecuencia se los reduce a una representación matemática (comprimida). Luego la computadora interpreta y lee los bits para producir una versión analógica para su visualización o impresión.